Настоящата декларация е приета от “Алфа риъл естейт груп” ООД, ЕИК 206699897, със седалище и адрес на управление: Пловдив 4000, бул. “Източен ” № 48, ет. 5. Дружеството се представлява и управлява от управителите Димитър Филев, Гено Стоянов и Вероника Иванова.
Дружеството прилага организационни и технически мерки за защита на личните данни, обезпечаване на тяхната постоянна сигурност и поверителност. Настоящата декларация предоставя информация за целите и начините, по които то обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета (Общ регламент относно защитата на данните или GDPR) и Закона за защита на личните данни.
- ПРИНЦИПИ ПРИ ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ
При обработване на лични данни се прилагат следните принципи:
- Законосъобразност, добросъвестност и прозрачност – обработването се осъществява само при наличието на конкретни основания, като всяка информация за обработването се представя на субектите в достъпен и разбираем вид.
- Ограничение на целите – личните данни се събират и обработват за конкретни, изрично указани и легитимни цели, като не се обработват по други начини, несъвместими с тези цели.
- Минимизиране – не се събират, обработват и съхраняват лични данни в обем, по-голям от необходимия за целите, за които същите са предназначени.
- Точност – прилагат се мерки за гарантиране на точност и актуалност на събираните лични данни, като се осигурява навременното изтриване или коригиране на неточни лични данни.
- Ограничение на съхранението – личните данни се съхраняват във форма, която позволява идентифицирането на субектите за период, не по-дълъг от необходимото за целите, за които се обработват данните.
- Цялостност и поверителност – личните данни се обработват при адекватно ниво на сигурност и защита срещу незаконосъобразно обработване, загуба, унищожаване, изменение или повреждане.
- Отчетност – дружеството носи отговорност за спазването на гореизброените принципи за защита на личните данни и е в състояние да демонстрира във всеки един момент съответствие на дейността си с нормативните изисквания.
- ОСНОВАНИЯ ЗА СЪБИРАНЕ И ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ
Дружеството обработва лични данни при наличието на някое от следните основания:
| Съгласие | Субектите на данни са предоставили съгласието си за обработване на личните им данни за конкретни и предварително декларирани цели (в т.ч. при обработване на данни за маркетинг цели). |
| Сключване и изпълнение на договор | Личните данни са необходими при сключване на договор, по който субектът на данни е страна или лице, представляващо такава (управители, членове на управителни органи, пълномощници и други). |
| Изпълнение на законово задължение | Дружеството е длъжно да спазва определени изисквания на счетоводното и данъчното законодателство и за тази цел може да обработва данни за изпълнение на законовите си задължения. Това може да се налага при фактуриране, обработване на плащания, изпълнение на задължения по Закона за мерките срещу изпиране на пари и други. |
| Легитимни интереси | В защита на свои легитимни интереси дружеството може да обработва данни при събиране на вземания, подаване или отговор на сигнали, жалби, искове до компетентните държавни и съдебни органи. Дружеството може да изисква обратна връзка, като използва информацията за подобряване на своите услуги. |
Когато обработването изисква изрично и информирано съгласие от съответните физически лица, дружеството ги уведомява своевременно за това обстоятелство. В останалите случаи неоснователният отказ за предоставяне на данни или друга информация, нужна за сключване и/или изпълнение на договор, както и за спазване на законово изискване и защита на легитимни интереси, може да бъде причина за отказ от сключване или прекратяване на договор, както и за неизпълнение на законови и договорни задължения на страните.
- КАТЕГОРИИ ЛИЧНИ ДАННИ И ДЕЙСТВИЯ ПО ОБРАБОТВАНЕ
Търговската дейност на дружеството е свързана с консултантски услуги и посредничество при сделки с недвижими имоти. По-конкретно, дружеството може да обработва лични данни в хода на една или повече от следните дейности:
| трудови правоотношения и подбор на персонал; |
| преддоговорни отношения, сключване и изпълнение на договори; |
| посредничество при покупко-продажба и отдаване под наем на недвижими имоти; |
| издаване на фактури и изпълнение на законови задължения съгласно данъчното и счетоводното законодателство; |
| упражняване и защита на правни претенции, събиране на вземания, подаване или отговор на сигнали, жалби, искове до компетентните държавни и съдебни органи; |
| поддържане на клиентски досиета съгласно Закон за мерките срещу изпирането на пари. |
В хода на изброените дейности могат да бъдат обработвани различни категории лични данни, както следва:
| данни за физическа идентичност, здравословно състояние, трудова дейност и образование, възнаграждения и обезщетения | данни, съдържащи се в трудовите досиета на служителите – имена, ЕГН/ЛНЧ, данни от болнични листи, вид и степен на притежавано образование, предишен трудов опит, трудов и осигурителен стаж, банкова сметка и други |
| данни за физическа идентичност на пълномощници и лица, представляващи контрагенти – юридически лица | имена, ЕГН/ЛНЧ, данни от документ за самоличност |
| контактни данни | телефонен номер, електронна поща, адрес за кореспонденция |
| данни за пълномощия и представителна власт | данни за функция, представителна власт и пълномощия на субекта като представляващ юридическо лице |
| данни за имотно състояние | информация за притежавано имущество – данни от актове за собственост |
| данни за задължения и плащания | информация за дата и начин на извършено плащане; данни от документи, удостоверяващи плащания |
| данни, събирани при проверки по Закона за мерките срещу изпирането на пари | други данни за самоличността на субектите, изискуеми съгласно закона |
| други | информация за родствени връзки/семейно положение от представени документи, свързани със собствеността на недвижими имоти |
Дружеството не събира и не обработва данни за расов или етнически произход, религиозни или философски убеждения, политически възгледи, членство в политически партии или организации, сдружения с религиозни, философски, политически или синдикални цели, лични данни, които се отнасят до сексуалния живот или до човешкия геном.
- ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ДАННИ НА ПУБЛИЧНИ ОРГАНИ
При изисквания за предоставяне на лични данни на публични органи в хода на административни производства или осъществявани проверки, дружеството може да предоставя лични данни на съответния публичен орган – Национална агенция по приходите, Комисия за защита на потребителите, Комисия за защита на личните данни, Министерство на вътрешните работи, органи на местна власт, органи на съдебна власт и други.
- ОБРАБОТВАНЕ НА ДАННИ ЗА УПРАЖНЯВАНЕ И ЗАЩИТА НА ПРАВНИ ПРЕТЕНЦИИ
При действия по установяване, упражняване или защита на правни претенции, включително събиране на вземания, пред компетентен съд и/или арбитраж, дружеството може да събира и обработва лични данни при подаване, респективно отговор на жалби, сигнали, искове и други към компетентните държавни и съдебни органи, както и при предоставяне на документи и данни на вещи лица, определени от съда за изготвяне на експертизи и заключения. При тези дейности лични данни могат да се предоставят и на адвокати, нотариуси, държавни и частни съдебни изпълнители, агенции за събиране на вземания, медиатори и органи на съдебна власт.
- ДОСТЪП ДО ЛИЧНИ ДАННИ
| Контрагенти | Достъп до лични данни може да се предоставя на контрагенти, съдействащи при изпълнението на законови задължения, управлението на конкретни работни процеси и преследване на определени легитимни интереси. Такива контрагенти могат да бъдат банки и доставчици на платежни услуги, застрахователи, счетоводители и одитори, адвокати, нотариуси, пощенски и куриерски оператори, доставчици на IT, хостинг и телекомуникационни услуги, подизпълнителни при предоставяне на конкретни услуги и други. Осъществяват се взаимоотношения единствено с партньори, които са в състояние да предоставят достатъчни гаранции за прилагането на подходящи технически и организационни мерки за законосъобразно обработване и защита на личните данни. |
| Публични органи | В определени случаи лични данни мога да се споделят при оказване на съдействие на публични органи – в съответствие с правното им задължение за изпълнение на техни публични функции и обществени задачи. Лични данни могат да бъдат разкрити пред публични органи и ако това е необходимо за целите на националната сигурност и в обществен интерес. |
- ЗАЩИТА НА ЛИЧНИ ДАННИ
Въвеждат се и се прилагат пропорционални технически и организационни мерки за гарантиране сигурността на личните данни. Всеки работен процес се осъществява при гарантиране на сигурност, поверителност и наличност на информацията. Всички ангажирани лица са запознати с действащото законодателство и вътрешните политики, свързани със защитата и обработването на лични данни, като спазват високи стандарти на етика и поверителност. Прилагат се мерки за защита, които включват:
| организация за физическа сигурност и контрол на достъпа; процедури за архивиране и сигурно унищожаване на информация и информационни носители; |
| редовна поддръжка и актуализация на антивирусни програми, операционни и информационни системи; |
| сигурна мрежова архитектура и обмен на лични данни чрез защитени канали; |
| автентикация при достъп до бази данни, информационни системи и архиви, в които се обработват и съхраняват лични данни; |
| извършване на оценки на въздействието при наличието на вероятност от рискове; |
| поддържане на регистри на дейностите по обработване на лични данни; |
| прилагане на алгоритми за документиране и реагиране на проблеми, касаещи сигурността на личните данни и физическата защита на работната среда; |
| извършване на периодични проверки по прилагането на техническите и организационните мерки за защита на личните данни и установяване на потенциалните рискове за тяхната сигурност. |
- СРОКОВЕ НА СЪХРАНЕНИЕ
Дружеството спазва законовите срокове за съхранение на лични данни и документи, съдържащи лични данни, като на хартиен носител и в електронен вид се съхраняват определени документи и/или записи. Когато такива липсват, се прилагат индивидуални критерии според количеството, вида и чувствителността на личните данни, потенциалните рискове за вреди, целите на обработване и възможността за постигане на тези цели с други средства.
В общия случай, данните се съхраняват до изтичане на съответните давностни срокове след прекратяване на сключените договори/предоставяне на съответните услуги, както и в съответствие с приложимите срокове съгласно данъчното и счетоводното законодателство.
Стандартният срок за съхранение в този случай е 5 + 1 години, считано от изпълнение или прекратяване на договора. Сроковете на съхранение подлежат на преразглеждане и удължаване при неприключило досъдебно или съдебно производство, производство по принудително изпълнение, както и във всички други случаи, когато е необходимо обработване на лични данни за доказване изпълнението на законови задължения, упражняване на законни права или защита от правни претенции.
Данните, събирани и обработвани с изричното съгласие на субектите на данни, се съхраняват до отпадане на необходимостта или до оттегляне на даденото съгласие, освен в случаите, когато е налице друго правно основание за тяхното съхранение и обработване.
- ПРАВА НА СУБЕКТИТЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ
Субектите на данни имат следните права:
| Право на достъп | Имат право да получат потвърждение, че техни лични данни се обработват, както и да изискат и получат информация за целите на обработването; категориите обработвани лични данни; получателите; източниците; предвидения срок за съхранение; правото на жалба до надзорен орган; наличието на автоматизирано вземане на решение, включително профилиране. |
| Право на коригиране | Имат право да изискат коригирането (без ненужно забавяне) на неточните лични данни, свързани с тях. При наличието на непълни данни имат право да изискат попълването им. |
| Право на изтриване | Имат право да изискат изтриването на свързаните с тях лични данни, когато: не са необходими повече за целите, за които са били събрани и обработвани; оттеглят съгласието си или възразят срещу обработването и няма друго правно основание за тяхното обработване; личните данни се обработват незаконосъобразно; личните данни трябва да се изтрият с цел спазване на правно задължение съгласно правото на Европейския съюз или на държава членка. |
| Ограничаване на обработването | Имат право да изискат ограничаване на обработването, когато: точността на личните данни се оспорва – за срок, който позволява извършването на проверка за точността на данните; обработването е неправомерно; дружеството не се нуждае повече от личните данни, но субектът ги изисква за установяването, упражняването или защитата на правни претенции; субектите са възразили срещу обработването и очакват проверка относно законовите основания и преимуществото им пред интересите им. |
| Право на преносимост | Имат право, когато обработването на данни е основано на съгласие или изпълнение на договорно задължение и същевременно се извършва по автоматизиран начин, да получат безпрепятствено личните данни, които се отнасят до тях и които са предоставили, за да ги предадат на друг администратор. |
| Право на възражение | Имат право, на основания, свързани с конкретната ситуация, да възразят срещу обработване, включително профилиране, на личните им данни, което излиза извън законните цели. |
| Право на жалба | Имат право да сезират Комисията за защита на личните данни за нарушаване на техните права в шестмесечен срок от узнаване на нарушението, но не по-късно от 2 (две) години от извършването му. При нарушаване на правата им могат да обжалват актовете и действията и по съдебен ред пред компетентния съд. |
- УПРАЖНЯВАНЕ НА ПРАВА
Субектите на лични данни могат да изпращат заявления за упражняване на права на:
- на електронен адрес: office@alphaestate.bg ;
- на физически адрес: Пловдив 4000, бул. “Източен” № 48, ет. 5 .
С оглед избягване на злоупотреби, дружеството си запазва правото да поиска допълнителни данни за установяване идентичност на подалия искането и субекта на данните, за който се отнася.
На подадени искания относно лични данни се отговаря в двумесечен срок, а в случай на необходимост от удължаване на посочения срок субектът се информира за това.
Дружеството може да откаже да обработва искания, които се повтарят неоснователно или застрашават поверителността на други субекти на лични данни. Дружеството предоставя безплатно копие от личните данни, които са в процес на обработване, като си запазва правото да наложи такса в пропорционален размерпри повторяемост или прекомерност на исканията.
- ПРОМЯНА И АКТУАЛИЗИРАНЕ
Текстът на настоящата декларация е съобразен с актуалната общоевропейска и национална правна рамка в сферата на защитата на личните данни. Настоящата декларация може да бъде актуализирана при промяна в законодателството, по предписания на компетентните органи и/или при промяна в правното или фактическото положение.
| ДАННИ ЗА КОНТАКТ С АДМИНИСТРАТОРА НА ЛИЧНИ ДАННИ | ДАННИ ЗА КОНТАКТ С НАДЗОРНИЯ ОРГАН |
| “Алфа риъл естейт груп” ООД Пловдив 4000, бул. “Източен” № 48 Телефон за контакт: +359 882 961 589 E-mail: office@alphaestate.bg | Комисия за защита на личните данни Адрес за кореспонденция: София, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2 E-mail: kzld@cpdp.bg |